Einrichtung der besonderen elektronischen Notarpostfächer (beN)

Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein. Nachfolgend wird Ihnen die Bundesnotarkammer einige Informationen zum Hintergrund sowie zum geplanten Ablauf der Einrichtung und Inbetriebnahme des beN geben.

 

Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt zukünftig einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Es kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich der Notar persönlich mit seiner Signaturkarte am Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. Für den Einsatz in Register- oder Grundbuchverfahren ist dies allerdings nicht vorgesehen, sodass es hier beim Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur bleibt. Ferner können Gerichte zukünftig Notaren über das beN Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung, die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt werden wird, wird eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form enthalten.

 

Die Einrichtung des Postfachs muss einmalig durch den Notar persönlich mithilfe seiner Signaturkarte erfolgen. Die Bundesnotarkammer wird hierfür eine kostenfreie Anwendung zur Verfügung stellen, die im Webshop der NotarNet GmbH zum Download bereitgestellt werden wird. Mit der Einrichtung wird das beN aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt ist nur noch ein lesender Zugriff auf das bisherige EGVP-Postfach des Notars möglich und dieses auch nicht mehr adressierbar. Der Notar ist daher nach der Aktivierung seines beN ausschließlich über dieses neue Postfach elektronisch erreichbar. Dem beN wird die Adresse des bisherigen EGVP-Postfachs zugewiesen (erkennbar an der EGVP-ID im Format „DE.BEN_PROD…..“), sodass die gewohnte Adresse erhalten bleibt.

 

Zugang zum und Nutzung des beN im notariellen Arbeitsalltag sind auf unterschiedlichen Wegen möglich. Einerseits kann hierfür die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellte beN-Anwendung verwendet werden. Andererseits wird eine Bedienung des beN auch über die Software XNotar der NotarNet GmbH möglich sein. Der Dokumentenversand in Register- und Grundbuchsachen kann daher ähnlich wie bei der bisherigen Nutzung eines EGVP-Postfachs erfolgen. Zudem kann das Postfach zukünftig auch über eine Notariatssoftware genutzt werden, vorausgesetzt, dass diese an die von der Bundesnotarkammer angebotenen Schnittstellen angebunden ist. In allen Fällen ist die Verwendung von zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erforderlich (vgl. § 78n Abs. 2 Satz 1 BNotO). Der Zugang zum beN kann daher nur aus dem Notarnetz erfolgen. Zusätzlich muss sich der Nutzer mit Benutzername und Passwort authentifizieren. Notare können in bestimmten Fällen auch ihre Signaturkarte mit der dazugehörigen PIN verwenden.

 

Weitere Informationen zum beN, insbesondere zu den Einzelheiten seiner Einrichtung sowie zur Integration des beN in XNotar, werden Ihnen in den nächsten Wochen zur Verfügung gestellt.