Elektronisches Urkundenarchiv – Veränderungen zum 1. Januar 2023

Über Einzelheiten der Veränderungen zum Jahreswechsel informiert das Rundschreiben der BNotK Nr. 11/2022 vom 12. Dezember 2022.

Zum 1. Januar 2023 ergeben sich in Bezug auf das Elektronische Urkundenarchiv drei wesentliche Veränderungen:

Die Übersichten über die Urkundsgeschäfte und die Verwahrgeschäfte sind bis zum 31. Januar an die Präsidentin / den Präsidenten des Landgerichts zu übermitteln, §§ 7, 9 und 16 Abs. 1 DONot.

Die Übersichten über die Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sind darüber hinaus auch an die Schleswig-Holsteinische Notarkammer zu übermitteln. Bitte übersenden Sie diese ausschließlich elektronisch an die E-Mail-Adresse: uvz@notk-sh.de.

Hinsichtlich der Einordnung einer Vollzugsbeglaubigung als Unterschriftsbeglaubigung mit oder ohne Entwurf ab Beginn des neuen Jahres wird sich die Schleswig-Holsteinische Notarkammer rasch mit dem Präsidenten des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts abstimmen.

Neufassung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift Benachrichtigung in Nachlasssachen zur Anpassung an die geltende Rechtslage

1. Allgemeines zur AV und zur Neufassung

Nachstehend erhalten Sie die Neufassung der Allgemeinen Verfügung des Ministeriums für Justiz und Gesundheit vom 09.12.2022 über die Benachrichtigung in Nachlasssachen zur Kenntnisnahme.

Die Veröffentlichung in den Schleswig-Holsteinischen Anzeigen und im Amtsblatt für Schleswig-Holstein ist veranlasst.

Die Allgemeine Verfügung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen ist federführend vom Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen unter Beteiligung der Bundesnotarkammer und der übrigen Landesjustizverwaltungen bundeseinheitlich erstellt worden.

Für Notarinnen und Notare enthält die AV insbesondere Vorgaben zum Inhalt der Aufschrift auf einem Umschlag für eine Verfügung von Todes wegen (§ 34 Abs. 1 Satz 3 HS 1, Abs. 2 BeurkG).

 

2. Neuerungen für Notarinnen und Notare

Durch die Neufassung werden in Ziff. I. 1. 1.1 die Angaben geringfügig geändert, die die Notarin oder der Notar auf dem Umschlagsaufdruck zu vermerken hat. Künftig sind neben personenbezogenen Daten des Erblassers (Familien- und Geburtsname, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsstandesamt und – soweit bekannt – Geburtenregisternummer sowie bei Geburt im Ausland der Geburtsstaat) Angaben zu der Art der Verfügung von Todes wegen, dem Datum und der UVZ-Nummer der Urkunde, dem Namen der Notarin oder des Notars samt Amtssitz, dem Verwahrgericht sowie der ZTR-Verwahrnummer nach § 3 Abs. 1 Satz 1 und 2 ZTRV erforderlich. Weitere Angaben zu dem Geburtsort (Postleitzahl, Bezeichnung der Gemeinde und des Kreises) sind künftig nicht mehr zu machen. Besonders hinzuweisen ist auf Folgendes: Die Endfassung des Landes Nordrhein-Westfalen wählt bei der Angabe von Geburtsorten sowie ausländischen Geburtsstaaten in I. Ziff. I. 1 1.1.2 und 1.1.3 die Formulierung „[…] (bei Bedarf zusätzlich mit der amtlichen Schreibweise zum Zeitpunkt der Geburt)“. Ein solcher Bedarf besteht grundsätzlich immer dann, wenn für den Geburtsort oder den Geburtsstaat zum Zeitpunkt der Geburt des Erblassers eine in der Bundesrepublik Deutschland übliche amtliche Schreibweise galt, die mit der heutigen amtlichen Schreibweise nicht übereinstimmt (z.B. bei Geburtsort „Karl-Marx-Stadt“ statt „Chemnitz“ oder bei dem Geburtsstaat „Union der Sozialistischen Sowjetrepubliken“ statt „Republik Kasachstan“).

Aufgrund der Neufassung der Ziff. I. 1. 1.1 wird auch das Formular, das als Aufdruck für den Umschlag einer Verfügung von Todes wegen verwendet werden kann und der AV als Anlage beigefügt ist, entsprechend angepasst. Laut der Endfassung des Landes Nordrhein-Westfalen können noch vorhandene Bestände der Anlage in der bisherigen Fassung aufgebraucht werden. Ist eine solche Klarstellung in der für Sie geltenden AV nicht enthalten (so etwa in der AV des Freistaats Bayern), empfiehlt sich eine Klärung mit dem Nachlassgericht, ob Einwände dagegen bestehen, dass Notarinnen und Notare vorhandene Bestände der Anlage in der bisherigen Fassung noch aufbrauchen.

Neu eingeführt wird zudem Ziff. II. Satz 2. Die Vorschrift betrifft den Fall, dass der Erbvertrag zu einem früheren Zeitpunkt – in der Regel nach dem Tod des Erstversterbenden – abgeliefert oder an die Erblasser zurückgegeben worden ist und dieser Umstand für den nunmehr verstorbenen Erblasser (z.B. den Zweitversterbenden) noch nicht im ZTR aktenkundig ist. Liegt ein solcher Fall vor, muss die Ablieferungsaufforderung im ZTR storniert werden, beispielsweise wegen früherer Ablieferung an ein Nachlassgericht (für weitere Informationen siehe https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/zentrales-testamentsregister/notare-und-notariatsverwalter/urkunden-uebersenden/auffindbarkeit-der-urkunde.html). Das zuständige Nachlassgericht erhält dann automatisch eine entsprechende Mitteilung durch das ZTR.

Die Landesjustizverwaltung NRW hat diese (deklaratorische) Regelung in die AV aufgenommen, da in der Vergangenheit zahlreiche Notarinnen und Notare die „Nichtauffindbarkeit der Urkunde“ außerhalb des ZTR mitgeteilt hätten. Dies führt zu Zuordnungsproblemen bei den Nachlassgerichten und einer unvollständigen Informationslage im ZTR.

 

3. Weitere notarrelevante Vorschriften

Durch die Neufassung wird die AV insbesondere an die geltende Rechtslage nach Außerkrafttreten des TVÜG zum Ende des Jahres 2020 angepasst. Zudem wird ein weitergehender Gleichlauf zwischen den dienstrechtlichen Vorgaben für elektronische Sterbefallmitteilungen der Standesämter (§ 6 ZTRV), die Mitteilung von Verwahrangaben zu erbfolgerelevanten Urkunden im ZTR (§ 1 ZTRV) und für die Beschriftung von Umschlägen für Verfügungen von Todes wegen erreicht.

Über die vorstehend dargestellten Vorschriften hinaus sind folgende Regelungen, die keine wesentlichen inhaltlichen Änderungen erfahren haben, für Notarinnen und Notare von Relevanz:

Ziff. I. 1. 1.3 regelt, dass für den Umschlagsaufdruck ein Formular nach der Anlage der AV verwendet werden soll (Satz 1). Daneben kann – wie bisher – ein Aufdruck verwendet werden, der Notarinnen und Notaren durch das ZTR zur Verfügung gestellt wird (Satz 2). Die Art der Verbindung zwischen dem Formular bzw. dem Aufdruck und dem Umschlag ist nicht vorgegeben. Es können somit weiterhin vorbedruckte Umschläge von kommerziellen Anbietern oder selbst bedruckte Umschläge verwendet werden.

Ziff. I. 1. 1.4 betrifft die Konstellation, dass an einer Verfügung von Todes wegen mehr als zwei Personen als Erblasser beteiligt sind. In diesen Fällen sind entweder mehrere (mit einem Formular vorbedruckte) Umschläge (Satz 1) oder mehrere Aufdrucke des ZTR (Satz 5) mittels Heftung zu verbinden (Satz 2).

In Ziff. II. Satz 1 wird eine deklaratorische Regelung aufgenommen, die auf die Ablieferungs- bzw. Mitteilungspflicht der Notarinnen und Notare nach § 34a Abs. 3 BeurkG verweist.

 

Allgemeine Verfügung

Anlage

Erklärvideo zum Thema GmbH-Gründung

Gemeinsam mit dem Deutschen Notarverein hat die Bundesnotarkammer ein Erklärvideo zum Thema GmbH-Gründung entwickelt. Das Erklärvideo finden Sie hier.

Amtsübergaben – Übergabe der elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse

Mittlerweile ist ein Update des XNP-Moduls „Kartenverwaltung“ erfolgt, sodass die N-Karten nunmehr auch für mehrere Amtstätigkeiten initialisiert werden können. Das hat zur Folge, dass im Rahmen von Amtsübergaben die Bestellung eines zweiten Notar-Pakets entbehrlich ist, auch wenn die künftige Verwahrstelle ihre N-Karten bereits für eine andere, vorangegangene Amtstätigkeit initialisiert hat.
Aufgrund dieser wesentlichen Vereinfachung des gesamten Amtsübergabe-Prozesses ist die bislang erfolgte individuelle Begleitung der Amtsübergaben durch den technischen Support der Bundesnotarkammer nicht mehr notwendig. Die Amtsübergabe soll künftig von den Notarinnen und Notaren in eigener Verantwortung durchgeführt werden.

Zur Unterstützung bei der Durchführung der Amtsübergabe stehen folgende Informationsmaterialien zur Verfügung:

1. Die Checkliste für Amtsübergaben, abrufbar unter https://www.elektronisches-urkundenar-chiv.de/checklisten.
2. Detaillierte Erläuterungen in der Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elek-tronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz/amtsuebergabe-uebergabe-zur-verwah-rung.html.
3. Ein aktualisierter Erklärfilm zu den Amtsübergaben wird in Kürze unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/erklaerfilme bereitstehen.

In Problemfällen und bei Fragen im Einzelfall steht der Support der Bundesnotarkammer natürlich weiterhin gerne unter urkundenarchiv@bnotk.de zur Verfügung.

Merkblätter zu SARS-CoV-2 („Coronavirus“)

Angesichts der Neugestaltung der Arbeitsschutzverordnung und des Infektionsschutzgesetzes, dessen Übergangszeitraum am 2. April 2022 ausläuft, hat die Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer neue Versionen der „Corona-FAQ“ veröffentlicht. Sie können diese auf unserer Internetseite unter https://www.bnotk.de/aktuelles/details/merkblaetter-zu-sars-cov-2-coronavirus-02 abrufen. Wesentliche Änderungen haben sich insbesondere in Bezug auf die Regelung „3G am Arbeitsplatz“, die Homeoffice-Regelung und die Maskenpflicht ergeben.

Die Bundesnotarkammer wird diese beiden FAQ bei neuen Entwicklungen überarbeiten und neu aufgenommene oder wesentlich überarbeitete Fragen jeweils kennzeichnen. Wir werden Sie insoweit weiter unterrichtet halten.

Des Weiteren ist es sinnvoll, sich auf einschlägigen Internetseiten (z.B. www.rki.de, www.infektionsschutz.de, www.bmas.de) tagesaktuell über die neueren Entwicklungen zu informieren.

FAQs Coronavirus – Berufsrecht

FAQs Coronavirus – Organisatorisches

Erklärvideo zum Thema Immobilienkauf

Gemeinsam mit dem Deutschen Notarverein hat die Bundesnotarkammer ein Erklärvideo zum Thema Immobilienkauf entwickelt. Den Link zum Video finden Sie hier.

Das Gesellschaftsrecht wird digital – Einführung eines notariellen Online-Verfahrens für GmbH-Gründungen und bestimmte Anmeldungen zum Handels- und Genossenschaftsregister

Die Pressemitteilung der Bundesnotarkammer finden Sie hier.

DAI-Infoschreiben zu COVID-19 im Rahmen der Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen

Das Informationsschreiben des DAI finden Sie hier.