Ankündigung der Bundesnotarkammer zu Wartungsarbeiten am 02.07.2020

Zur Bereitstellung von Systemupdates wird die Bundesnotarkammer am Donnerstag, den 2. Juli 2020 ab ca. 12 Uhr, Wartungsarbeiten an ihren Systemen durchführen. Die Bundesnotarkammer ist bemüht, den Ausfall so kurz wie möglich zu halten.

Hiervon betroffen ist die Basisanwendung XNP, die u.a. der Aktivierung der beN-Postfächer durch die Notarinnen und Notare dient.

Die Nutzung der beN-Postfächer über bestehende Notariatssoftware und/oder XNotar3 ist hiervon nicht betroffen.

Die Bundesnotarkammer bittet mögliche entstehende Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Notarkostenberechnung und befristete Absenkung der Umsatzsteuersätze zum 1. Juli 2020

Die Bundesnotarkammer teilt mit, dass die vom Koalitionsausschuss am 3. Juni 2020 beschlossene befristete Absenkung der Umsatzsteuersätze zum 1. Juli 2020 so langsam Kurs auf das parlamentarische Verfahren nimmt. Den dazugehörigen Gesetzesentwurf der Bundesregierung finden Sie hier.

Nach diesem soll der allgemeine Umsatzsteuersatz (§ 12 Abs. 1 UStG) – wie angekündigt – vom 1. Juli 2020 bis einschließlich 31. Dezember 2020 von 19% auf 16% abgesenkt werden. Der Besteuerung mit diesem Steuersatz unterliegen mit Ausnahme der durchlaufenden Posten und bestimmter Fälle mit Auslandsberührung alle Leistungen des Notars einschließlich der Auslagen (Dokumentenpauschale, Entgelt für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen, Reisekosten und Abrufgebühren bei Grundbuch und Handelsregister).

Nach der allgemeinen Übergangsvorschrift des § 27 Abs. 1 UStG kommt es für die Anwendung des (vorübergehend) abgesenkten Steuersatzes in Übergangsfällen auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung an. Ohne Bedeutung ist dagegen, wann der Notar die Rechnung erteilt oder das Entgelt vereinnahmt (vgl. KG, JurBüro 1980, 706, 707).

Nach den der Bundesnotarkammer vorliegenden Informationen beabsichtigt das Bundesministerium der Finanzen – trotz des für alle Beteiligten denkbar engen Zeitplans – wie auch bei früheren Umsatzsteuersatzänderungen spätestens mit Inkrafttreten des Gesetzes ein begleitendes BMF-Schreiben herauszugeben.

Seminare des RENO Landesverbandes Schleswig-Holstein für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Notariat

Die Seminare finden Sie über die folgenden Links:

Das Geldwäschgesetz im Notariat: https://www.reno-sh.de/event/0620/

und

Grundlagen im Notariat – Basiswissen II: https://www.reno-sh.de/event/0520/

DAI-Infoschreiben zu COVID-19 im Rahmen der Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen

Das Informationsschreiben des DAI finden Sie hier.

Versorgung der Bevölkerung mit notariellen Leistungen auch in Zeiten des Coronavirus sichergestellt

Die Pressemitteilung der Bundesnotarkammer zu diesem Thema finden Sie hier.

 

Merkblätter zu SARS-CoV-2 („Coronavirus“)

Die Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer hat zwei Listen mit teilweise neuen teilweise ergänzten FAQ erstellt, die das erste Merkblatt ersetzen sollen.

Die Bundesnotarkammer wird diese beiden FAQ bei neuen Entwicklungen überarbeiten und neu aufgenommene oder wesentlich überarbeitete Fragen jeweils kennzeichnen. Wir werden Sie insoweit weiter unterrichtet halten.

Des Weiteren ist es sinnvoll, sich auf einschlägigen Internetseiten (z.B. www.rki.de, www.infektionsschutz.de, www.bmas.de) tagesaktuell über die neueren Entwicklungen zu informieren.

FAQs Coronavirus – Berufsrecht

FAQs Coronavirus – Organisatorisches

Neue gesetzliche Regelungen im Geldwäschegesetz (GwG) ab 01.01.2020 – wesentliche Pflichten im notariellen Bereich / Merkblatt

Am 1. Januar 2020 sind neue gesetzliche Regelungen im Geldwäschegesetz (GwG) in Kraft getreten.

Sie finden anbei ein Merkblatt zu den wesentlichen Pflichten im notariellen Bereich. Das Merkblatt soll Hilfestellungen für die tägliche Arbeit bieten und ist gerade auch als Handreichung für Mitarbeiter gedacht. Bitte beachten Sie, dass dabei die Auslegung der neuen Regelungen durch die Bundesnotarkammer zugrunde gelegt wurden. Die verbindlichen Auslegungs- und Anwendungsempfehlungen müssen noch mit den Landesjustizverwaltungen abgestimmt werden. Das Merkblatt und weitere Informationen sind auch auf der Internetseite der Bundesnotarkammer im internen Bereich unter der Rubrik „Geldwäschebekämpfung“ abrufbar.

Auf folgende Punkte weist die Bundesnotarkammer noch einmal besonders hin:

1. Beurkundungsverbote

Das GwG normiert nun zwei Beurkundungsverbote (§ 10 Abs. 9 Satz 4 GwG). Die Bundesnotarkammer empfiehlt daher, bei Anfang des Jahres 2020 zu beurkundenden Rechtsgeschäften (etwa bei Bauträgerverträgen) rechtzeitig Vorsorge zu treffen.

a) Fehlende schlüssige Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur

Bei Erwerbsvorgängen im Anwendungsbereich des § 1 GrEStG muss zwingend vor der Beurkundung eine schlüssige Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur beteiligter Gesellschaften vorgelegt werden (und zwar ggf. auf Veräußerer- und Erwerberseite). Dies betrifft insbesondere Immobilienkäufe, aber beispielsweise auch Anteilsabtretungen an Gesellschaften mit Grundbesitz. Auf eine Steuerbarkeit des Vorgangs kommt es nicht an. Damit sind letztlich alle Rechtsgeschäfte relevant, bei denen auch eine steuerliche Meldepflicht nach § 18 GrEStG besteht. Solange dem Notar / der Notarin bei solchen Rechtsgeschäften keine schlüssige Dokumentation vorgelegt wurde, ist die Beurkundung abzulehnen. Die Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Merkblatt. Einen Fragebogen zur Abklärung der Eigentums- und Kontrollstruktur finden Sie hier. Eine englische Fassung wird die Bundesnotarkammer im internen Bereich auf deren Internetseite noch zur Verfügung stellen.

b) Fehlende Eintragung einer ausländischen immobilienerwerbenden Gesellschaft im Transparenzregister

Verpflichtet sich eine ausländische Gesellschaft, eine Immobilie in Deutschland zu erwerben, muss sie zwingend im Transparenzregister Deutschlands oder eines EU-Mitgliedstaats registriert sein. Solange die ausländische Gesellschaft ihrer Registrierungspflicht nicht nachgekommen ist, besteht ein Beurkundungsverbot. Die vorgenannten Anforderungen gelten nur, wenn die ausländische Gesellschaft die Immobilie erwirbt, nicht hingegen, wenn sie Veräußerin ist. Sie sind auch nur bei Immobilienkäufen zu beachten. Der Anwendungsbereich dieses Beurkundungsverbots ist damit enger als bei dem Beurkundungsverbot mangels schlüssiger Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur (siehe a.)).

2. Meldungen an die Financial Intelligence Unit (FIU)

Künftig wird durch Rechtsverordnung ein Katalog mit besonders geldwäscheanfälligen Fallkonstellationen bei Immobiliengeschäften festgelegt, die von Notarinnen und Notaren stets an die FIU zu melden sind. Diese Rechtsverordnung ist jedoch nicht zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten, sondern wird erst für Februar/März 2020 erwartet. Über die weitere Entwicklung wird die Bundesnotarkammer informieren. Es bleibt daher vorerst dabei, dass eine Meldung an die FIU nur bei Kenntnis der Ausnutzung der notariellen Tätigkeit für Zwecke der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder einer anderen Straftat zu erfolgen hat.

Erste Nationale Risikoanalyse – Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung 2018/2019 – Bericht des Bundesministerium der Finanzen

Die Nationale Risikoanalyse dient dazu, das Risikobewusstsein im Bereich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Deutschland weiter zu schärfen. Die Ergebnisse dieser Nationalen Risikoanalyse müssen zukünftig von den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes gemäß § 5 Abs. 1 Satz 2 GwG bei der Erstellung ihrer eigenen Risikoanalyse berücksichtigt werden, sodass die Analyse eine Ausstrahlungswirkung auf die Risikoanalysen der Verpflichteten entfaltet.

Den Bericht des Bundesministerium der Finanzen finden Sie hier.

Diebstahl von drei Dienstsiegeln

Die Schleswig-Holsteinische Notarkammer wurde von der Notarkammer Braunschweig darüber informiert, dass bei einem Einbruch in der 42. Kalenderwoche in die Kanzleiräume der Rechtsanwälte und Notare Martin Roßa, Dr. Martin Selle und Dr. Ulf Kapahnke, Wolfenbüttel, die Farbdrucksiegel von allen drei Notaren gestohlen wurden.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Siegel verwendet werden, um Dokumente zu fälschen. Die Notarkammer Braunschweig bitte um Beachtung.

Betrug mit gefälschten Kostenrechnungen in Handelsregistersachen

Nähere Informationen erhalten Sie hier.

WARNUNG DER BUNDESNOTARKAMMER – Achtung: Gefälschte E-Mails vom DNotI

Die Bundesnotarkammer warnt vor E-Mails, die angeblich vom Deutschen Notarinstitut (DNotI) stammen und an Notarinnen und Notare versendet werden. Diese E-Mails enthalten einen Link, der mit großer Wahrscheinlichkeit für die Installation schädlicher Software sorgt.

Wir bitten Sie, bei allen E-Mails des DNotI immer sorgfältig die Adresse des Absenders zu prüfen. Bei den schädlichen Nachrichten taucht zwar die Namensbezeichnung „Zentrale DNotI“ bzw. „Gutachten DNotI“ auf. Dahinter ist aber immer sofort eine nicht zum DNotI gehörende Absenderadresse erkennbar.

Auch weist die Bundesnotarkammer darauf hin, dass das DNotI keine Links an die Notarinnen und Notare versendet, sondern seine Gutachten und Antworten ausschließlich im PDF-Format verschickt.

Bitte teilen Sie der Bundesnotarkammer mit, wenn Sie selbst derartige E-Mails erhalten haben, Diese Mitteilungen können gesendet werden an:

datenschutz@bnotk.de

 

Bereitstellung und Aktivierung des beN

Zum 1. Januar 2018 wird die Bundesnotarkammer gemäß ihrem gesetzlichen Auftrag (§ 78n BNotO) für jeden im Notarverzeichnis eingetragenen Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) bereitstellen. Das beN wird das bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzte EGVP-Postfach ablösen. Zudem besteht zukünftig die Möglichkeit, dass die Bundesnotarkammer auch Notaren, Notariatsverwaltern, den Notarkammern und sonstigen notariellen Organisationen durch Einrichtung eines beN die sichere elektronische Kommunikation untereinander ermöglicht.

 

Das beN kann ab Januar 2018 mit Hilfe einer im Webshop der NotarNet GmbH (https://shop.notarnet.de/) zur Verfügung gestellten Anwendung aktiviert werden. Die Integration von beN in XNotar erfolgt zunächst in einer Pilotierungsphase, um einen stabilen Flächenbetrieb zu gewährleisten. Interessenten für den Pilotbetrieb der neuen XNotar-Version können sich per E-Mail an beN@bnotk.de wenden. Für XNotar-Nutzer, die an der Pilotierungsphase nicht teilnehmen möchten, empfehlen wir, bis zum Abschluss der Pilotierungsphase mit der Einrichtung des beN zu warten und weiterhin ihr bestehendes notarielles EGVP-Postfach zu nutzen. Bis zur Aktivierung können im beN noch keine Nachrichten eingehen, sodass zunächst kein Handlungsbedarf besteht. Die Notarinnen und Notare, die den EGVP-Versand bislang nicht mit XNotar, sondern direkt aus einer Notariatssoftware heraus vornehmen, sollten vor der Aktivierung des beN Kontakt zu ihrem Softwarehersteller aufnehmen.

 

Sobald die Pilotierungsphase abgeschlossen ist und der Flächenbetrieb beginnt, wird die Bundesnotarkammer hierzu nähere Informationen sowie eine ausführliche Anleitung zur Aktivierung des Postfachs bereitstellen.

Einrichtung der besonderen elektronischen Notarpostfächer (beN)

Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein. Nachfolgend wird Ihnen die Bundesnotarkammer einige Informationen zum Hintergrund sowie zum geplanten Ablauf der Einrichtung und Inbetriebnahme des beN geben.

 

Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt zukünftig einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Es kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich der Notar persönlich mit seiner Signaturkarte am Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. Für den Einsatz in Register- oder Grundbuchverfahren ist dies allerdings nicht vorgesehen, sodass es hier beim Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur bleibt. Ferner können Gerichte zukünftig Notaren über das beN Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung, die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt werden wird, wird eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form enthalten.

 

Die Einrichtung des Postfachs muss einmalig durch den Notar persönlich mithilfe seiner Signaturkarte erfolgen. Die Bundesnotarkammer wird hierfür eine kostenfreie Anwendung zur Verfügung stellen, die im Webshop der NotarNet GmbH zum Download bereitgestellt werden wird. Mit der Einrichtung wird das beN aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt ist nur noch ein lesender Zugriff auf das bisherige EGVP-Postfach des Notars möglich und dieses auch nicht mehr adressierbar. Der Notar ist daher nach der Aktivierung seines beN ausschließlich über dieses neue Postfach elektronisch erreichbar. Dem beN wird die Adresse des bisherigen EGVP-Postfachs zugewiesen (erkennbar an der EGVP-ID im Format „DE.BEN_PROD…..“), sodass die gewohnte Adresse erhalten bleibt.

 

Zugang zum und Nutzung des beN im notariellen Arbeitsalltag sind auf unterschiedlichen Wegen möglich. Einerseits kann hierfür die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellte beN-Anwendung verwendet werden. Andererseits wird eine Bedienung des beN auch über die Software XNotar der NotarNet GmbH möglich sein. Der Dokumentenversand in Register- und Grundbuchsachen kann daher ähnlich wie bei der bisherigen Nutzung eines EGVP-Postfachs erfolgen. Zudem kann das Postfach zukünftig auch über eine Notariatssoftware genutzt werden, vorausgesetzt, dass diese an die von der Bundesnotarkammer angebotenen Schnittstellen angebunden ist. In allen Fällen ist die Verwendung von zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erforderlich (vgl. § 78n Abs. 2 Satz 1 BNotO). Der Zugang zum beN kann daher nur aus dem Notarnetz erfolgen. Zusätzlich muss sich der Nutzer mit Benutzername und Passwort authentifizieren. Notare können in bestimmten Fällen auch ihre Signaturkarte mit der dazugehörigen PIN verwenden.

 

Weitere Informationen zum beN, insbesondere zu den Einzelheiten seiner Einrichtung sowie zur Integration des beN in XNotar, werden Ihnen in den nächsten Wochen zur Verfügung gestellt.